Häufig gestellte Fragen

PraxiPro ist eine moderne Praxisverwaltungssoftware, die speziell für Therapeuten, Coaches und Gesundheitsdienstleister entwickelt wurde. Unsere Software eignet sich ideal für Physiotherapeuten, Psychotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden, Heilpraktiker, Wellness-Anbieter und andere selbstständige Behandler. Ob Einzelpraxis oder kleine Gemeinschaftspraxis – PraxiPro wächst mit Ihren Anforderungen mit.

Ja, absolute Priorität. PraxiPro ist vollständig DSGVO-konform. Alle Patientendaten werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert. Wir verwenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, führen regelmäßige Sicherheitsaudits durch und bieten Ihnen als Therapeut volle Kontrolle über Ihre Daten. Selbstverständlich schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit Ihnen ab.

Definitiv! PraxiPro wurde bewusst benutzerfreundlich gestaltet. Sie benötigen keine IT-Kenntnisse – die Bedienung ist intuitiv und selbsterklärend. Unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

PraxiPro wurde speziell entwickelt für:

• Psychotherapeuten
• Physiotherapeuten und Krankengymnasten
• Ergotherapeuten
• Logopäden und Sprachtherapeuten
• Heilpraktiker und Heilpraktiker für Psychotherapie
• Osteopathen
• Ernährungsberater und Diätassistenten
• Lebensberater und Coaches
• Wellness-Therapeuten

Die Software passt sich Ihren spezifischen Arbeitsabläufen an.

Ja, PraxiPro ist eine cloudbasierte Lösung und läuft in jedem modernen Browser. Sie können von Ihrem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone aus darauf zugreifen – überall dort, wo Sie eine Internetverbindung haben. Ihre Daten sind immer synchronisiert und aktuell.

Ihre Daten gehören Ihnen. Bei einer Kündigung können Sie alle Ihre Patientendaten, Termine und Dokumente als CSV- oder PDF-Datei exportieren. Wir bewahren Ihre Daten nach Kündigung noch 30 Tage sicher auf, falls Sie es sich anders überlegen. Danach werden sie gemäß DSGVO vollständig und unwiderruflich gelöscht.

In PraxiPro legen Sie ganz einfach Ihre Behandlungszeiten fest. Sie können:

• Feste wöchentliche Sprechzeiten definieren
• Individuelle Verfügbarkeiten für bestimmte Tage festlegen
• Pausenzeiten und Urlaube eintragen
• Verschiedene Terminarten mit unterschiedlichen Dauern erstellen (z.B. Einzelsitzung 50 Min., Gruppentherapie 90 Min.)

Ihre Patienten sehen nur die Zeiten, in denen Sie tatsächlich verfügbar sind.

Ja, das ist eine unserer Kernfunktionen. Sie können für Patienten, die regelmäßig kommen (z.B. wöchentliche Therapiesitzungen), automatisch wiederkehrende Termine anlegen. Das spart Ihnen enorm viel Zeit bei der Terminplanung. Änderungen an einzelnen Terminen der Serie sind natürlich jederzeit möglich.

PraxiPro verhindert automatisch Doppelbuchungen. Sobald ein Termin vergeben ist, wird dieser Zeitraum im Kalender blockiert. Wenn Sie mehrere Therapeuten in einer Praxis haben, kann jeder seinen eigenen Kalender verwalten, und Sie haben eine übersichtliche Gesamtansicht aller Behandler.

Selbstverständlich. Sie können Termine per Drag & Drop im Kalender verschieben oder mit einem Klick absagen.

Ja, Sie können beliebig viele Terminarten definieren:

• Erstgespräch (60-90 Minuten)
• Einzelsitzung (50 Minuten)
• Gruppentherapie (90 Minuten)
• Telefonberatung (20 Minuten)
• Online-Therapie (50 Minuten)

Jede Terminart kann eine eigene Farbe, Dauer und Bezeichnung haben.

Ja, Sie können automatisch Pufferzeiten zwischen Terminen einrichten. Das gibt Ihnen Zeit für Dokumentation, kurze Pausen oder unvorhergesehene Verlängerungen. Diese Puffer werden bei der Online-Buchung durch Patienten automatisch berücksichtigt.

Ja, mit der integrierten Online-Buchungsfunktion können Ihre Patienten rund um die Uhr Termine buchen. Sie erhalten einen persönlichen Buchungslink, den Sie auf Ihrer Website, in E-Mails oder auf Visitenkarten teilen können. Patienten sehen nur Ihre tatsächliche Verfügbarkeit und können passende Termine auswählen.

Der Ablauf ist denkbar einfach:

1. Patient klickt auf Ihren Buchungslink
2. Wählt die gewünschte Behandlungsart aus (z.B. Einzelsitzung)
3. Sieht alle verfügbaren Termine in einem Kalender
4. Wählt einen passenden Termin aus
5. Gibt seine Kontaktdaten ein
6. Erhält eine automatische Buchungsbestätigung

Sie erhalten den Termin sofort in Ihrem Kalender.

Ja, Sie haben volle Kontrolle:

• Bestimmte Wochentage oder Uhrzeiten für Online-Buchungen sperren
• Maximale Anzahl an Online-Buchungen pro Tag festlegen
• Mindestvorlaufzeit für Buchungen definieren (z.B. frühestens 24h im Voraus)
• Bestimmte Terminarten nur für manuelle Buchung durch Sie freigeben
• Patienten auf eine Warteliste setzen, wenn keine Termine frei sind

Ja, in der Buchungsbestätigung erhalten Patienten einen Link, über den sie ihren Termin selbstständig verschieben oder absagen können. Sie können Regeln festlegen, z.B. dass Absagen nur bis 24 Stunden vorher möglich sind. Bei Änderungen erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung und der frei gewordene Termin steht wieder zur Verfügung.

Nein, die Online-Buchungsfunktion ist im Starter-Tarif nicht enthalten. Sie steht Ihnen in den Tarifen Professional und Enterprise zur Verfügung. Dort können Sie die Funktion ohne zusätzliche Provisionen oder Gebühren pro Buchung nutzen und jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Wie verwalte ich Wartelisten für Therapieplätze? PraxiPro bietet Ihnen eine flexible Wartelisten-Funktion zur besseren Organisation Ihrer Anfragen: • Patienten, für die aktuell kein Termin verfügbar ist, können einfach auf die Warteliste gesetzt werden • Sie können Einträge filtern und strukturieren, z. B. nach Behandlungsart oder individuellen Kriterien • Prioritäten lassen sich vergeben, um dringende oder wichtige Anfragen schneller zu berücksichtigen • Sobald ein Termin vereinbart wird, kann der Wartelisten-Eintrag direkt in einen Klienten umgewandelt werden

So behalten Sie jederzeit den Überblick und können freie Termine effizient vergeben.

Ja, Sie können Patienten auf der Warteliste priorisieren. Zum Beispiel können Sie Patienten mit dringlichem Behandlungsbedarf nach oben setzen. Sie können auch manuell entscheiden, welchem Patienten Sie einen frei gewordenen Termin anbieten möchten.

Nein, das ist nicht erforderlich. Sie können einen Eintrag aus der Warteliste mit nur einem Klick in einen Klienten umwandeln. Alle relevanten Informationen werden dabei automatisch übernommen, sodass Sie Zeit sparen und doppelte Eingaben vermeiden.

PraxiPro ermöglicht die vollständig digitale Erfassung von Einwilligungen:

• DSGVO-konforme Einwilligungserklärungen zur Datenverarbeitung
• Schweigepflichtsentbindungen
• Einverständniserklärungen für Minderjährige
• Behandlungsverträge und Aufklärungsbögen

Patienten können diese Formulare online vor dem Termin ausfüllen und digital unterschreiben.

Ja, PraxiPro verwendet rechtssichere elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. Jede Unterschrift wird mit Zeitstempel, IP-Adresse und einem Prüfprotokoll gespeichert. Die Dokumente sind manipulationssicher und vor Gericht verwertbar. Selbstverständlich erfüllen alle Prozesse die Anforderungen der DSGVO.

Ja, Sie können eigene Formularvorlagen in PraxiPro erstellen oder hochladen. Einmal erstellte Vorlagen stehen allen Therapeut*innen innerhalb Ihrer Praxis zur Verfügung.

Alle unterschriebenen Dokumente werden sicher in der digitalen Patientenakte gespeichert. Sie sind verschlüsselt, revisionssicher und jederzeit abrufbar. Dokumente können nach Patient, Datum oder Dokumententyp durchsucht werden. Bei Bedarf können Sie Dokumente auch als PDF exportieren oder ausdrucken.

Ja, Patient*innen können ihre Einwilligungen einsehen, sofern Sie das unterschriebene Dokument als PDF mit ihnen teilen. In diesem Fall erhalten sie Zugriff auf die geteilte Datei und können das Dokument jederzeit herunterladen und ansehen. Eine automatische Einsicht in alle Einwilligungen über ein Portal erfolgt nicht.

In PraxiPro können Sie alle relevanten Informationen in der Patientenakte zentral verwalten:

• Stammdaten (z. B. Name und Kontaktdaten)
• Behandlungsverlauf und Notizen
• Therapieziele
• Dokumente und Formulare
• Unterzeichnete Einwilligungen (Consent Forms)

Alle Informationen sind übersichtlich in der jeweiligen Patientenakte gebündelt, sodass Sie jederzeit schnellen Zugriff auf die wichtigsten Daten haben.

Ja, Sie können für jeden Patienten detaillierte Behandlungsnotizen und Verlaufsdocumentationen führen. Die Notizen sind verschlüsselt und nur für autorisierte Benutzer sichtbar. Sie können Vorlagen für häufige Dokumentationen erstellen und mit Schlagwörtern versehen, um sie später schnell zu finden.

Ja, wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme aus Ihrer alten Software. Importieren Sie Patientenstämme aus CSV-Dateien oder lassen Sie sich von unserem Support-Team bei der Migration helfen. Der Import umfasst Stammdaten und historische Daten.

PraxiPro unterstützt die Verwaltung minderjähriger Patienten mit speziellen Funktionen:

• Erfassung der Sorgeberechtigten mit Kontaktdaten
• Separate Einwilligungsformulare für Minderjährige
• Automatische Kennzeichnung bei Volljährigkeit
• Möglichkeit, den Zugang für Eltern zu beschränken (bei älteren Jugendlichen)

Besonders wichtig für Kinder- und Jugendtherapeuten.

Ja, Sie können Patienten als inaktiv markieren, wenn die Behandlung abgeschlossen ist. Inaktive Patienten werden in der Standardansicht ausgeblendet, bleiben aber in der Datenbank erhalten und können bei Bedarf wieder aktiviert werden. Nach DSGVO können Sie auch die Löschung von Patientendaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen veranlassen.

Nein, PraxiPro ist eine reine Cloud-Lösung. Sie benötigen lediglich einen modernen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) und eine Internetverbindung. Es gibt keine Software zu installieren, keine Updates durchzuführen und keine Wartung. Alle Funktionen stehen Ihnen sofort zur Verfügung.

Ja, PraxiPro ist plattformunabhängig. Es funktioniert auf:

• Windows-PCs und Laptops
• Apple MacBooks und iMacs
• Tablets (iPad, Android-Tablets)
• Smartphones (iPhone, Android)

Solange Sie einen aktuellen Browser haben, können Sie PraxiPro nutzen.

PraxiPro ist eine Cloud-Lösung und benötigt eine Internetverbindung. Bei kurzfristigen Ausfällen können Sie auf Ihre Daten nicht zugreifen. Wir empfehlen daher eine stabile Internetverbindung. Unsere Server haben eine Verfügbarkeit von 99,9% und automatische Backups. Bei größeren Störungen informieren wir Sie umgehend über den Status.

Datensicherheit hat höchste Priorität:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Server-Standort in Deutschland
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Zwei-Faktor-Authentifizierung optional verfügbar
• Automatische Backups aller Daten
• Zugriffsprotokollierung für alle Benutzer

Wir erfüllen alle Anforderungen der DSGVO und medizinischen Datenschutzrichtlinien.

Ja, PraxiPro bietet Schnittstellen für:

• Kalender-Integration (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar)
• E-Mail-Dienste
• Zahlungsanbieter für Online-Zahlungen

Über unsere API können Sie auch eigene Integrationen entwickeln.

Das hängt von Ihrem Tarif ab:

• Starter: 1 Benutzer
• Professional: unbegrenzte Benutzer
• Enterprise: unbegrenzte Benutzer

Jeder Benutzer erhält einen eigenen Login mit individuellen Berechtigungen. Sie können genau steuern, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.

PraxiPro bietet flexible Tarifmodelle:

• Starter (5€/Monat): Für Einzeltherapeuten mit grundlegenden Funktionen
• Professional (20€/Monat): Für wachsende Praxen mit erweiterten Features
• Enterprise (35€/Monat): Für Gemeinschaftspraxen mit mehreren Behandlern

Eine detaillierte Übersicht finden Sie auf unserer Preisseite.

Ja, Sie können PraxiPro 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. In der Testversion stehen Ihnen alle Funktionen des Professional-Tarifs zur Verfügung. Sie benötigen keine Kreditkarte und gehen kein Abo-Risiko ein. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne bei der Einrichtung.

Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. Alle PraxiPro-Tarife können monatlich gekündigt werden. Wir sind von der Qualität unserer Software überzeugt und möchten Sie durch flexible Vertragsbedingungen überzeugen.

Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung (SEPA). Die Rechnung wird automatisch monatlich oder jährlich erstellt und Ihnen per E-Mail zugesendet.

Unser Support-Team ist für Sie da:

• E-Mail: [email protected] (Antwort innerhalb von 24 Stunden)
• Wissensdatenbank: Umfangreiche Anleitungen und Video-Tutorials

Für Professional- und Team-Kunden bieten wir zusätzlich persönlichen Onboarding-Support.

Ja, wir bieten umfangreiche Einarbeitungshilfen:

• Interaktive Tour durch die Anwendung beim ersten Login
• Video-Tutorials zu allen wichtigen Funktionen
• Ausführliche Dokumentation und FAQ-Bereich
• Webinare (kostenlos für Kunden)
• Persönliche Einweisung (gegen Aufpreis)

Die meisten Nutzer kommen jedoch auch ohne Schulung gut zurecht.

Ja, Sie können jederzeit in einen höheren Tarif upgraden. Die Differenz wird anteilig berechnet. Ein Downgrade ist zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums möglich. Bei Fragen zur Tarifwahl beraten wir Sie gerne persönlich.